Šiame skyriuje pateikiama instrukcija, kaip aprašyti pradinius žinynus, būtinus darbui su sistema (detalų visų žinynų aprašymą žr. 5. Žinynai). Aprašomi tik tie žinynai, kuriuos reikia suvesti dar prieš pradedant registruoti dokumentus ar vykdyti pagrindines operacijas. Žinynus (Prekes, Paslaugas, Klientus) galima suvesti rankiniu būdu arba importuoti iš Excel failo (žr. aprašymą: 3.06. Dokumentų importas iš Excel)

1. Prekės

Prekes būtina aprašyti tuo atveju, jei planuojate vesti kiekinę prekių apskaitą ar pradinius prekių likučius. Jei taikysite suminę apskaitą, prekių aprašyti nebūtina.

Atsargos → Prekės → Kurti naują

Privaloma užpildyti laukus Pavadinimas ir Mato vnt.. Visi kiti laukai pildomi pagal poreikį, atsižvelgiant į konkrečios įmonės veiklos specifiką.

2. Paslaugos

Skolų likučiams suvesti būtina aprašyti menamą paslaugą „Skola“. Kiekvienai DK skolos sąskaitai – atskira paslauga. Taip pat aprašykite visas paslaugas, kurios fiksuojamos apskaitoje.

Atsargos → Paslaugos → Sukurti naują

Visi pradiniai likučiai sistemoje vedami per tarpinę DK sąskaitą (pvz., 700), todėl Prekės kortelės skiltyje DK sąskaitos laukeliuose Savikainos sąskaita ir Pardavimų pajamos nurodykite būtent šią tarpinę sąskaitą.

3. Klientai

Sfera sistemoje tiekėjai ir pirkėjai apjungiami bendru terminu „klientai“, todėl visi kontrahentai aprašomi viename sąraše.

Žinynai → Klientai → Kurti naują

Norint sukurti kliento kortelę, užpildykite laukus Pavadinimas, Kodas, PVM Kodas ir Statusas (pvz., UAB, IDV, FA ar kita juridinio ar fizinio asmens teisinė forma). Visus kitus laukus užpildykite pagal poreikį.

4. Sandėliai

Jei vedate kiekinę apskaitą, aprašykite sandėlius, kuriuose fiziškai laikomos atsargos. Taikant suminę apskaitą, pakanka sukurti vieną menamą sandėlį.

Atsargos → Klasifikatoriai → Sandėliai → Sukurti naują

Įveskite sandėlio Kodą ir Pavadinimą. Visus kitus laukus užpildykite pagal poreikį.

5. Sąskaitų planas

Nors programoje pateiktas standartinis sąskaitų planas, atitinkantis Verslo apskaitos standartų (VAS) rekomendacijas, svarbu jį pakoreguoti, kad atitiktų konkrečios įmonės veiklos pobūdį, apskaitos struktūrą ir vidinius procesus.

Žinynai → sąskaitų planas

Kiekvienai banko atsiskaitomajai sąskaitai sukurkite atskirą DK sąskaitą ir nurodykite jos A/s numerį. Tai būtina, kad sistema galėtų atpažinti sąskaitą ir sėkmingai importuoti banko išrašus.

6. Pagrindinės sąskaitos

Pagrindinių sąskaitų lentelėje nurodykite DK sąskaitas, atitinkančias įmonės sąskaitų planą. Šios sąskaitos bus taikomos pagal nutylėjimą tais atvejais, kai prie kitų elementų – tokių kaip prekės, klientai, sandėliai ar prekybos operacijos – nebus nurodytos konkrečios DK sąskaitos.

Finansai → Pagrindinės operacijos

7. Prekybos operacijos

Prekybos operacijos – tai struktūriniai elementai, padedantys sisteminti ir tipizuoti pirkimo, pardavimo bei kitas vidines operacijas prekybos modulyje. Prie kiekvienos operacijos galima priskirti skirtingus parametrus, kurie nulemia DK sąskaitų parinkimą, PVM taikymo logiką, i.SAF požymius ar kitus apskaitos ir analizės aspektus. Operacijos taip pat naudojamos filtravimui ir grupavimui ataskaitose.

Prekyba → Klasifikatoriai → Prekybos operacijos → Kurti naują

8. Bankai

Norint atlikti mokėjimų eksportą į banką, būtina aprašyti visas naudojamas banko sąskaitas sistemoje. Tiksliai aprašytos banko sąskaitos leidžia generuoti SEPA failus ir kitus eksportuojamus formatus, skirtus tiesioginiam pateikimui bankų sistemose.

Žinynai → Bankai → Kurti naują

9. Valiutos

Norint vesti apskaitą keliomis valiutomis ir skaičiuoti kursų įtaką, būtina aprašyti visas naudojamas valiutas. Tik tuomet galima importuoti buhalterinius kursus ir užtikrinti teisingą konversiją į pagrindinę valiutą.

Žinynai → Valiutos → Kurti naują

Kad valiutų kursus būtų galima atnaujinti, prie pasirinktos valiutos turi būti pažymėtas laukelis „Atnaujinimo požymis“.